|
دوشنبه ، 14 تیر 1389 ، 10:13 |
در دنياي امروزي پرتوهاي فناوري نوين اطلاعات بسياري از زواياي زندگي انسان را فرا گرفته است و بسياري از علوم و موضوع ها را تحت تاثير خود قرار داده است.
امروزه موارد استفاده فناوري اطلاعات را مي توان در آموزش، مديريت و سازمان، پزشكي، تجارت، امور نظامي، توليد و صنعت، تحقيقات، حمل و نقل، كنترل ترافيك و صنعت نشر به وضوح مشاهده كرد. در اين راستا شركت راي پرداز پويا در سال 1380 ، توسط تيمي مجرب ازمتخصصين و مهندسين و اساتيد نرم افزار و صنايع دانشگاه شريف ، راه اندازي شده و فعاليت خود را در زمينه طراحي و پياده سازي سيستمهاي مديريت اطلاعات و مديريت پروژه و تضمين كيفيت بر اساس استانداردهاي محلي و بين المللي با هدف مفيد بودن براي سازمانها، نهادها و شركتهاي كشور در زمينه فناوري اطلاعات ، سيستمها و كيفيت آغاز نموده و اقــــــدام به ارائه نرم افزار هاي مديريتي از طريق اتوماسيون فرآيندهاي سازماني نموده است تا مديران و مسئولان پروژه و مجريان كارها به آساني به اهداف عنوان شده در ذيل دسترسي يابند:
- سازماندهي برنامه ريزي و کنترل پروژه ها و كارهاي جاري سازمان
- صرفه جويي در منابع مورد نياز جهت اجرا و تحليل كارها
- صرفه جويي در زمان با انتقال كار بين كاربران و مجريان
- جمع آوري اطلاعات از طريق اينترنت يا شبكه و نگهداري متمرکز آنها
- اطلاع رساني از رويدادهاي مختلف پروژه ها و كارها از طريق پست الكترونيكي
- بايگاني سوابق انجام كارها و پايش آنها از طريق دسترسي سريع به تاريخچه
- تسهيل در اتخاذ تصميمات مديريتي از طريق مشاهده گزارشات گرافيكي بهنگام
سيستم پيگير يك سيستم BPMS مي باشد كه شما مي توانيد با در اختيار داشتن فلوچارتي از کارهاي سازمان خود و نام کاربراني که بايد قسمت هاي مختلف کارها را انجام دهند , کليه کارهاي سازمان خود را به سادگي مکانيزه نموده و در صورت نياز به بهبود در سريعترين زمان ممکن تغييرات را در سيستم اعمال نماييد.
تعریف سیستم
هر کار در سازمان از يک گردش کاري خاص پيروي مي کند. اين گردش ها در اصطلاح طراحان سيستم Business Process اطلاق مي شود و سيستم هايي که اين گردش ها را مديريت مي نمايند Business Process Management System (BPMS) ناميده ميشوند.
بدنه هر سيستم BPMS از 4 موتور اصلي تشكيل شده است كه عبارتند از : مديريت گردش كاري ، فرم ساز ، گزارش ساز و اطلاع رسان كه از طريق اين سيستمها فرآيندها را مديريت مي كند.
مديريت گردش كاري
سازمانها در حقيقت با انجام تعدادي فرآيند به حيات خود ادامه مي دهند . اكثراين فرآيندها در راستاي تحقق اهداف سازمان و نياز مشتريان طراحي شده و اجرا مي گردد. در صورتي که انجام فرآيندها بصورت مکانيزه انجام شود فوائد زيادي را براي سازمان ها بهمراه خواهد داشت ولي اعمال تغييرات و بهبود به روشهاي سنتي، فرآيندها را با مشکل مواجه مي کند واين تغييرات مورد نياز عموما با کندي صورت گرفته و با مشکلات نرم افزاري بهمراه است.
امروزه استفاده از سيستم نوين مديريت گردش کاري System Work Flow Management اين نقيصه را برطرف نموده و امکان تغييرات در روند اجراي فرآيند ها را به سادگي در اختيار کاربران قرار مي دهد.
يک سيستم مديريت گردش کاري قادر است تعداد نامحدودي از گردش هاي کاري را جهت انجام انواع کارها مديريت نمايد. هر کار بسته به نوع آن از گردش کاري خاص خود تبعيت نموده و داراي داده ها و اطلاعات خاص خود مي باشد.
فرم ساز
سيستم فرم ساز به شما اين امکان را مي دهد تا هر گونه فرمي را به راحتي و بدون هيچ گونه دانش فني طراحي نموده و به انتقالهاي مورد نظر در هر گردش كاري (موارد تصميم گيري در هر مرحله ) جهت جمع آوري اطلاعات مورد نياز تخصيص نماييد.
يك فرم از يك سري مشخصه هاي سفارشي مرتبط با كار مربوطه تشكيل شده است كه نسبت به نوع جمع آوري اطلاعات مي توان نوع مشخصه سفارشي را نيز تعيين نمود كه برخي از انواع اين مشخصه ها عبارتند از : انتخاب از فهرست ، آدرس اينترنتي ، تاريخ شمسي ، تاريخ ميلادي ، مشخصه متني ، چندين انتخاب از فهرست ، تنظيم راديويي ، عدد ، درصد و ....
نمونه اي از فرم مشخصات نيروي انساني در ذيل نمايش داده شده است كه با كليك كردن بر روي هر تب فرم مربوط به آن مشخصه نمايش داده شده و قابل ثبت خواهد بود.
گزارش ساز
سيستم گزارش ساز ، ابزار کارآمدي است که گزارش هاي اختصاصي حاصل از عمليات و فعاليت هاي مختلف گردشهاي كاري را به گونه اي سريع و منسجم با اشكال مختلف و مورد دلخواه و با محدوديتهاي خاص ، در اختيار مديران و كاربران قرار مي دهد . بر روي گزارشات ايجاد شده مي توان اقدامات زير را انجام داد :
گزارشات مورد نظر را در صفحات شخصي با نام مشخص ( بعنوان پرتال ) ايجاد نموده و براي تصميم گيري با يك نگاه نتايج كارهاي انجام شده را بررسي و تحليل نماييد
گزارشات ايجاد شده خود را با ساير كاربران مرتبط سيستم جهت استفاده به اشتراك قرار دهيد
كاربران مرتبط سيستم را جهت دريافت گزارشات ايجاد شده عضو نموده تا اين گزارشات در زمانهاي تعيين شده به آنها پست گردد.
اطلاع رسان
- انعطاف پذيري دربرابر تغييرات
- انعطاف پذير دربرابر تغييرات ساختار سازماني
- انعطاف پذير دربرابر بهبود و تغييرا ت وايجاد پروژه ها و روشهاي كاري
- انعطاف پذير دربرابر تغييرات اطلاع رساني
- انعطاف پذير دربرابر تغييرات داده ها در فرمهاي مربوطه
- انعطاف پذير در برابر تغييرات ظاهري و نمايش فرمها
- انعطاف پذير در برابر تغييرات شخصي هر کاربر
- انعطاف پذير در برابر تغييرات سطوح دسترسي و امنيتي اطلاعات
- انعطاف پذير در برابر تغييرات تقويمي
- انعطاف پذير در برابر تغييرات زباني
- انعطاف پذير در برابر موقعيت جغرافيايي
- انعطاف پذير در برابر حذف فرآيندهاي و زير فرآيندهاي زائد
- انعطاف پذير در برابر ادغام و ترکيب فرآيندها
- بهره وري و کيفيت
- ايجاد اهداف با ثبات براي بهبود و افزايش كيفيت و بهروري
- اجراي پروژه ها و سيستمهاي كاري با بهترين كيفيت و بهره وري بالا
- شكستن موانع موجود بين واحدهاي ستادي
- وجود بهترين شرايط براي انجام دگرگونيها و تحول با بالاترين كيفيت و دركمترين زمان
- مهندسي مجدد فرآيندهاي کاري وپشتيباني آنها در كمترين زمان ممكن
- بهبود مستمر فرآيندها با كمترين زمان و هزينه و بالاترين بهره وري و كيفيت
- پياده سازي كاربردي استانداردها و متدولوژيهاي مختلف روزهماهنگ سازي عمليات جاري در بخشهاي مختلف سازمان
- خطا ناپذير سازي فرآيندها در اجرا
- ساده سازي فرآيندها وكارها با بالاترين كيفيت و بهروري
- شفاف سازي در فرآيند ها و كارها به منظور نمايش ساده اجرائيات و ارتباطات ، عمليات و عملكردها
- همسان سازي فعاليتها و كارها و دسترسي سريع به آنها
- افزايش اثربخشي فرآيندها
- افزايش بهره وري ارتباطات در راستاي افزايش كيفيت ستانده هاي فرآيندها
- دسته بندي فرآيندهاي سازمان و ايجاد توالي و تعامل در فرآيندها
- بهروري در كشف پتانسيل فرآيندها براي ايجاد يا اصلاح آنها
- موازي سازي فرآيندها
- سرعت بخشيدن به اجراي فرآيندها
- اجراي فرآيندها دركمترين زمان ممكن
- فرهنگسازي در سازمان
- ارزيابي دوره اي و مقطعي اثرات بهبود فرآيندها
- مديريت منابع و کاهش هزينه ها
- اتخاذ فلسفه جديد در مديريت جهت كاهش هزينه ها و منابع
- موثر بودن كل فرآيندهاي مكانيزه شده در كاهش هزينه ها
- طراحي و پياده سازي فرآيندها در كمترين زمان ممكن با حداقلهاي هزينه
- مديريت فرآيندها در تعيين اهداف،اجرا،پايش و اندازه گيري و اصلاح آنها
- نگهداري و پشتيباني سيستم وپروژه ها و فرآيندها با حداقلهاي زماني و هزينه اي
- كاهش هزينه ها در توليد و پردازش و نگهداري اطلاعات از طريق بالا بردن راندمان و افزايش بهره وري
- تمركز اطلاعات در سازمان و دسترسي بهنگام به سيستمهاي سازماني و اطلاعات پايه
- پايش فرآيندها وسيستمهاي سازماني
- آموزش نيروي کار با حداقلهاي زماني و هزينه اي
- كاهش منابع مصرفي وهزينه اي هنگام استفاده از سيستم پيگير با برقراري ارتباط ميان كارخانجات و دفتر مركزي
|
